電話応対のメモ取り術教えます
「マルチタスクができない」「メモが間に合わない」などの理由で、電話応対のメモを取ることが苦手という人は結構いると思います。
私も苦手なのですが、今はある程度克服しています。今回は克服するために私がおこなった対策方法をご紹介したいと思います。
Contents
メモはちゃんと取らない
人の話す速度よりも手が動く速度は遅いので、メモをちゃんと取ろうとするとメモが間に合わなくなります。
皮肉な話しですが、
メモをちゃんと取ろうとするからメモができないのです。
なのでメモをちゃんと取らないようにしましょう。
ではどうするのか？
手順1:ヒントだけを書く
やることはキーワードや頭文字など後で思い出せるヒントだけをメモすることです。
例えば
「株式会社メディア研究所コンサルティング部田中ゴロウです。今度、御社に1/20の14時に伺うので、齊藤様にご伝言お願いします。」と伝言を受けたとします。
ここで全部を書こうとすると書ききれません。
そこでまずは以下の様にヒントだけを書きます。
カブ
メディ
けん
コンサル
たな
ゴロ
1/20
14
さいとう へ
みたいな感じです。
手順2:ヒントを見ながら復唱する
次に「内容を確認いたします。」と先方に伝え、ヒントをみて思い出しながらゆっくり復唱します。その際にメモに追記や修正をします。
（カブ）
メディあ
けんきゅうしょ
コンサル部
たなか
ゴロう くる
1/20
14時
さいとう へ
この際に間違っていたら向こうが訂正してくれます。間違っていたら「申し訳ございません。」と謝罪しつつメモを修正しましょう。
手順3:清書する
電話を切った後に、伝言メモなどに清書をしましょう。
この時のポイントは後まわしにせずにすぐに清書することです。
後まわしにしてしまうと読み返しても思い出せない。字が汚くて読めないということが起こるからです。
清書をした際にわからないことがあればネットで調べるのも良いでしょう。会社名や部署名などはかなりの確率でネットで知らべたら載っています。
そうして最終的に
「齊藤さんへ、株式会社メディア研究所コンサルティング部の田中ゴロウさんが、1/20の14時にいらっしゃいます。」というメモを書き、齊藤さんへ渡すことができます。
場数も大切
この方法はおすすめですが、すぐにやれと言ってもできない人もいます。単純になれていないだけでなく、緊張してうまくメモを取れないという人もいるからです。
そういう人は練習し、場数を踏むことで慣れてきて、自信もつき出来るようになる場合があります。
就労移行支援事業所を利用している人は電話応対のシュミレーションも支援に組み込んでもらえるよう相談するのも良いでしょう。
知識で補えるものは暗記
会社にはよくかかってくる取引先やお客さんというものがあります。そういうのは暗記しておきましょう。
それだけで、後から思い出しやすかったり、その場でメモする量を減らしたりでき、脳の使用容量を減らせます。
電話応対は練習する価値ある
最低限の電話の取次ができるだけで職の幅が広がります。特に事務職は、電話応対必須という求人もあるのでできて損はないでしょう。
まずは、苦手意識を持たずにこの方法を試してみてください。実際の電話を使わなくても練習はできます。
ロールプレイなどで試すのもおすすめです。
できなくても落ち込まないで
練習してもできない人もいると思いますが、落ち込む必要はありません。
別の方法を探して試しても良いし、自分の強みを伸ばすなど、他の方法で自分をアピールしていけば良いだけです。
まずは「この方法でできるようになったらラッキー」くらいの気持ちでやってみてください。
大切なのは自分の苦手に立ち向かう経験です。それが次に繋がるのです。
小さな工夫で一気に伸びる人を私は多く見てきています。この私の工夫が他の誰かのそんなきっかけになれば私は凄く嬉しいです。
この記事が少しでも誰かの役に立つば幸いです。