【ハクの教訓】複数をまとめてチェックしない。ミスのもと
仕事をしていると複数の項目をチェックし修正しないといけないことがあります。例えば文章を書いていると、①誤字脱字がないか？②フォントがおかしくないか？③インデントが揃っているか？など色々とチェックする項目があります。
この時、「①～③をまとめてチェック・修正するのか」か「まずは、①だけを全文チェック・修正して、その後②を全文チェック・修正する。そして同様に③を全文チェック・修正する」というようにする方法の2パターンがあると思います。
このように複数の項目をチェックする必要がある場合に、どちらのチェック方法をとるとミスを減らせるのでしょうか？私が出した結論とその理由をご説明しようと思います。
Contents
私は複数のルールを適用する作業はミスが出やすい
導入部分にも書いたような複数のルールを物事にあてはめる作業をすると私はミスが出やすいです。
その原因はワーキングメモリの低さです。複数ルールを覚えて置くということができずにすぐに抜けてしまう。また複数のルールを複数の箇所に当てはめる場合は、その当てはめる箇所を忘れてしまうということが発生します。
こんな作業はそんなにないと思っていたのですが、事務で働くと結構こういう作業があり、ポロポロとミスが出てしまい苦労しました。
そこで私は、ワーキングメモリを使う必要が少ないやり方でやってみることにしました。そうするとかなりミスが減ったのです。
その方法というのが、複数のルールを適用する作業では、まず1のルールを適用し全部終わったら、2のルールを全部に適用していくという方法をとることでした。
私の拙い文章だけを読んでもピンとこない人も多いと思いますので、例を御覧ください。
複数をまとめてチェックするとはどういうこと？ 具体例
例えば、「このブログ1のルールに従ってブログ2と3を修正してください。」というような指示を受けたとします。（下には例としてブログ1～3までを表示しています。）
↓ブログ1
皆さんはどのようにブログを修正していきますか？
- ブログ2を全部修正してから、ブログ3を修正という流れで修正していく
- それともブログ2と3のタイトルだけ修正→ブログ2と3の第2段落→ブログ2と3の第3段落という手順で修正していく
効率的には1の方法が一番ですが、このような作業では、2の方法を選びます。その方が私のような人間には合っていると思うからです。
私の場合は2の方法でもまだダメなので、
2の方法を更に細かくしてブログ2のタイトルを太字にする→ブログ3のタイトルを太字にする→ブログ2のタイトルを中央揃えにする→ブログ3のタイトルを中央揃えにする
という方法をとります。
一つ項目ごとにチェックする方が良い理由・メリット
見出しにも書いたとおり、私は一つの項目ごとにまとめてチェックしていくようにしています。
たぶん、ワーキングメモリが弱い人は私と同様に、全項目をまとめてチェックするより、一つの項目ずつ潰していく方が良いと思います。ここではこの方法のメリットをご紹介しようと思います。
ワーキングメモリをあまり使用しない
複数のルールを覚える必要がなく、ワーキングメモリが弱くても問題ありません。一つをして終われば、とりあえず忘れて良いので楽です。
何度も見返すことでミスを発見もできる
同じ箇所を何度も見ることになるので、運良くミスを発見できることがあります。私の場合は自分がチェックするポイントしか見ないのであまり期待はできないですが・・・
途中でチェック項目が増えても大丈夫
他にもチェックするポイントが出てきてもこの方法だと、やることは変わらないのでやりやすいです。作業がシンプルなことの強みですね。
この方法のデメリットデメリットも紹介
どんな方法にもデメリットはつきものです。この方法にももちろんデメリットはあります。そのデメリットについてもご紹介していこうと思います。
言い換えれば全部完成するか全部未完成
全部のチェック項目をチェックしないと完成しません。上の例だとブログ2と3の5段落目が全部修正し終わったタイミングでブログ2と3が完成します。
そのため、「とりあえず、ブログ2だけを提出して」と急に言われても対応できません。このように柔軟な対応ができないという欠点があります。障害をオープンにして働く場合は、「自分の特性上、このようなやり方をするようにしているのですが、良いですか？」と最初に確認しておくとこのデメリットは消せます。
チェックする項目が多いと何回も見返すことになり効率が落ちる
チェックしないといけない項目が多いと何度も行ったり来たりすることになります。そのため時間がかかることがあります。
単調作業になるため集中力が切れてミスが出る人もいる
同じ作業を単調に繰り返します。そのため集中力が切れやすくなったり、眠くなることがあります。私は休憩を挟むなどして対処しています。
自分のミスの傾向を知り作業の進め方を決めることが大切
状況に応じて作業工程を変更できれば良いのですが、人によってはそうしてしまうとミスが出やすくなってしまうという人もいると思います。大切なのは自分がどんな方法で作業をすればミスがでやすいか？傾向を知り自分にあった方法を選ぶことです。
これにはトライアンドエラーをするしかない部分があります。
そういう傾向を知るためにも就労移行支援事業所などで訓練するのも良いでしょう。
闇雲に効率ばかりを意識せずに自分の方法で作業しよう
私のようなやり方は効率が少し悪いかもしれません。しかしワーキングメモリが弱い人間にとってはミスが減るやり方です。自分に合った方法をトライ＆エラーを繰り返しながら見つけてください。
そしてADHDなど発達障害があっても少しでもミスを減らしていきましょう。そうやって工夫して対処することで自分の可能性が広がるはずです。
この記事が少しでも誰かの役に立てば幸いです。