私がルーティン業務でチェックリストを作るわけ
仕事であっても日常生活であっても毎日行うようなルーティン業務というものが存在します。
たまに抜けて問題ない作業もあれば毎日絶対にしないといけないものも存在します。
そんな忘れるわけにいかないルーティン業務を絶対にこなすために私が行っている方法をご紹介しようと思います
Contents
まずは、結論まとめ
できれば最後まで読んでいただきたいですが、長文はしんどいという方もいるので、まずは結論からお話します。
結論ですが、
私の場合、ルーティン業務は油断や特性からミスが出やすいです。だからこそチェックリストを作って対策をしています。そのためのポイントは「絶対に見る場所に置く」「手間がかからない」「編集しやすい」「使いやすい」の4つです。
ということです。
詳しくはこの後の文章で書いていきますのでよろしければ読んでください
私はルーティン業務こそ漏れが出やすい
これは私だけかもしれませんが、ルーティン業務というのは毎日行うなど作業頻度が高いです。
そのためやり方など覚えてしまう傾向にあり、それが油断を生みます。「覚えているから大丈夫」とたかをくくり自分の記憶力を頼りにします。
しかし、私の脳は急な用事が入ったり、他のことに意識が逸れると記憶が一気にとびます。
その結果、ルーティン業務を忘れ、しょうもないミスをして上司に怒られるということをやらかしてしまいます。
チェックリストがあればど忘れやうっかりミスが防げます
私のようにワーキングメモリが弱い人や他のことに注意が逸れやすい人にはチェックリストは非常に役立ちます。
とりあえず、チェックリストを目につくところに置いておけば、脳みそが忘れていてもチェックリストを見ればまだやっていない作業がすぐにわかりますし、忘れていたことも思い出せます。
よく間違えるポイントなどもチェックリストに加えておくことで確認しながら作業を行うようになりミスも防げます。
チェックリストを使うと作業を効率化できる
チェックリストを使うもう一つのメリットに効率化というものがあります。
ルーティン業務も順番を変えるだけでミスが減ったり作業速度が上がることがあります。
「今の順番で作業をするよりもこう順番を変えたらより早くできるかも？」というものがあればチェックリストの順番を並び替えその順番どおりに作業をしていけばより効率的な作業を何も考えずにおこなうことができます。
また他の人も同じルーティン業務をおこなう必要がある場合はそのチェックリストを渡してみるのも良いでしょう。もしかしたらその人の作業効率も向上させることができるかもしれません。
ルーティン業務用のチェックリスト作成でおさえるポイント
チェックリストはどのようなツールを使うのがよいのでしょうか？
正直これは職場や人によって変わるので一概にこのツールが良いということは言えません。
ここでは特にルーティン業務でチェックリストを使用する場合に抑えておくポイントをお伝えできればと思っています。
ポイント：自分が毎日絶対に見る場所に設置
これがメチャクチャ大事なポイントです。
人によってはチェックリストがあったことすら抜けるという人もいるからです。
まずはチェックリストを常に目につくところに置いておき絶対に見るようにしましょう。
私の場合は、仕事柄確実にパソコンを開くので、そこにチェックリストを入れています
ポイント：作成の手間があまりないものを使う
毎日、0から作成する必要があるものだと面倒くさくなってしまい、チェックリストを作らなくなり、結局ミスするようになります。
いかに手間をかけないかがポイントです。
グーグルカレンダーのTodoリストなどは繰り返し機能が付いているので、それを利用するのも良いでしょう。私はスマホのカレンダーアプリを使用しています。
ポイント：編集しやすいものを使う
ルーティンは時折変更されたり、効率化を図っていくと順番が変更されることがあります。
その際に編集が難しいものだと面倒くさいのでこのままで良いやとせっかくの効率化のチャンスを逃したり、変更されたことを忘れて以前のルーティンのまま作業を行いミスをするということに繋がります。
ポイント：自分が使いやすいもの
これも当然のことかもしれませんが、自分が使いにくいと感じるツールは私の場合、ほぼ確実に使わなくなります。
なので自分が使いやすいと思うものを使用するようにしています。
私の場合は現在はスマホのカレンダーアプリとWordの定型文にチェックリストを作成して挿入できるようにしています。
チェックリストを活用してミスを防止しましょう
人間である以上、ミスはあります。
しかし防げるミスは工夫して事前に防ぐことが仕事をしていく上で重要になってきます。
その工夫の一つがチェックリストです。
自分の状況や特性にあったチェックリストを作成し日々の生活や仕事で役立ててください。
今後、私が過去に使用したおすすめのチェックリストのアイテムをお伝えしようと思っています。
この記事が少しでも誰かの役に立てば幸いです。